Jika ukuran data Kerja zahir (data *.GDB) sudah terlalu besar maka dalam proses input transaksi, hapus dan delete menjadi lambat. Bila terjadi seperti itu, disarankan data Kerja zahir (data *.GDB) di cut off.
Cut Off adalah proses menutup data Kerja zahir (data *.GDB) yang selama ini berjalan, untuk diambil saldo-saldo akhirnya. Lalu buat data Kerja zahir (data *.GDB) yang baru dengan setup program yang sama dengan data Kerja zahir (data *.GDB) sebelumnya. Data master (Data nama alamat, data produk, data harta tetap, departemen) dapat diambil dari data Kerja zahir (data *.GDB) sebelumnya. Begitu juga dengan saldo-saldo akhir (saldo akhir hutang, piutang, persediaan) menjadi saldo awal (saldo awal hutang, piutang, persediaan) pada data Kerja zahir (data *.GDB) yang baru.
Dibawah ini adalah langkah dan persiapan untuk melakukan cut off.
Contoh kasus, misalkan : data Kerja zahir (data *.GDB) sudah di periode Desember 2009, tahun 2010 ingin buat data Kerja zahir (data *.GDB) baru ?
Jika data Kerja zahir (data *.GDB) ingin di cut off pastikan pada akhir tahun 2009 semua sudah fix. Transaksi-transaksi pada tahun 2009 sudah tidak ada yang direvisi lagi, tidak ada penginputan lagi dan saldo-saldonya tidak ada perubahan lagi.
Setelah data yang ingin di-cut off sudah fix semua, buat data baru pada program zahir. Setup Program samakan dengan setting data Kerja zahir (data *.GDB) 2009. Terutama untuk setting Data Akun. Caranya :
- Buka data Kerja zahir (data *.GDB) 2009, catat setting data akun pada data Kerja zahir (data *.GDB) 2009 :
Setting > Setup program > Data Rekening > catat : setting Jumlah digit level 3, Jumlah Digit Akun, dan Format Rekening > Jika sudah dicatat klik “Batal”.
- Buat data Kerja zahir (data *.GDB) baru :
Buka program zahir > Pada menu utama klik “Membuat Data Baru” > Input Informasi Perusahaan, nama data Kerja zahir (data *.GDB) dibedakan dengan data Kerja zahir (data *.GDB) 2009 > Lanjutkan > Input Periode akutansi, unceklist “membuat chart of account Standar” > Lanjutkan > Proses > Input Mata uang fungsional = IDR > Input mata uang Asing (jika ada multi currency) > Lanjutkan > Selesai > Jika ada warning klik OK dan Klik tombol “selesai” saja.
Pada data Kerja zahir (data *.GDB) 2010 lakukan setting Data Rekening seperti Setting pada data Kerja zahir (data *.GDB) 2009 yang sudah dicatat pada point diatas :
Setting > Setup program > Data Rekening > samakan setting data rekening : Jumlah digit level 3, Jumlah Digit Akun, dan Format Rekening > Rekam. Misalkan setting data rekening seperti dibawah ini .
Klik Yes jika muncul warning dibawah ini :
Jika ada warning dibawah ini Klik OK :
Jika muncul warning akun penting klik tombol OK dan klik tombol selesai.
Import data master dan saldo-saldo dari data Kerja zahir (data *.GDB) sebelumnya :
a. File > Import > Import Data Dari Zahir Ver 5.0 > Jika ada warning ini Klik Yes :
b. Jika data Kerja zahir (data *.GDB) sumber ada di komputer yang sedang digunakan, lakukan setting import seperti dibawah ini :
Pilih Database Lokal > Lokasi dan Nama File di Server klik warna kuning dikanannya > Cari Lokasi data zahir sumber > Jika sudah ketemu klik 1x nama file GDB-nya > Open > Ceklist data apa saja yang ingin diimport dari data sumber > > klik tombol “Proses”
c. Jika data Kerja zahir (data *.GDB) sumber ada di komputer server/komputer lain, lakukan setting import seperti dibawah ini :
Pilih database berada di server > Server Name = IP Komputer Server/Komputer alias name- nya > Protocol = TCP/IP > Lokasi dan Nama File di Server = Ketika manual lokasi di server ada dilokasi mana, tidak boleh di mapping jaringan/browsing. Lokasi yang diketikan harus sama dengan lokasi yang ada di server (Besar kecil huruf harus sama dengan lokasi pada server).
Pada Opsi “Data yang diimport”, jika diceklist berarti :
- Kode akun : Data Rekening/Data akun sama dengandata Kerja zahir (data *.GDB) yang lama.
- Saldo akun : Saldo-saldo tiap akun merupakan saldo terakhir pada periode yang di cut off.
- Laporan Keuangan : Saldo pada laporan keuangan periode yang di cut off menjadi saldo pada periode awal Data Kerja zahir (data *.GDB) yang baru.
- Nama dan Alamat : Data Nama dan alamat (supplier, Pemasok, karyawan, other) diambil dari data kerja zahir (data *.GDB) yang lama.
- Barang/Inventory : Data Produk diambil dari data kerja zahir (data *.GDB) yang lama.
- Harta Tetap : Data Akitva Tetap diambil dari data kerja zahir (data *.GDB) yang lama.
- Departemen : Data Departemen diambil dari data kerja zahir (data *.GDB) yang lama.
- Proyek : Data Proyek diambil dari data kerja zahir (data *.GDB) yang lama.
- Username & password: Username & password sama dengan Username & password pada data kerja zahir (data *.GDB) yang lama.
- Tanggal cut off : Merupakan tanggal/periode yang di cut off
- Saldo Inventory : Saldo akhir persediaan pada data kerja zahir (data *.GDB) yang lama diambil dijadikan saldo awal persediaan pada data kerja zahir (data *.GDB) yang baru.
- Saldo Piutang Usaha : Saldo akhir Piutang Usaha pada data kerja zahir (data *.GDB) yang lama diambil dijadikan saldo awal Piutang Usaha pada data kerja zahir (data *.GDB) yang baru.
- Saldo Piutang Usaha : Saldo akhir Hutang Usaha pada data kerja zahir (data *.GDB) yang lama diambil dijadikan saldo awal hutang usaha pada data kerja zahir (data *.GDB) yang baru.
- Transaksi Jual Setelah Tanggal Cut Off : Transaksi penjualan setelah “Tanggal Cut Off” pada data kerja zahir (data *.GDB) yang lama diambil untuk dijadikan transaksi penjualan pada data kerja zahir (data *.GDB) yang baru.
- Transaksi Beli Setelah Tanggal Cut Off : Transaksi pembelian setelah “Tanggal Cut Off” pada data kerja zahir (data *.GDB) yang lama diambil untuk dijadikan transaksi penjualan pada pada data kerja zahir (data *.GDB) yang baru.
NB :
- Ketika klik proses, jika data sumber ada passwordnya akan minta di masukan Username dan password data sumber.
- Setting Dan Konfirgurasi Program sebaiknya jangan diceklist ketika import. Karena akan menyebabkan pada data baru untuk transaksi kas dan bank tidak bisa diedit.
d. Jika ada warning dibawah ini klik tombol Yes :
Akan ada jendela proses seperti dibawah ini :
Jika proses sudah selesai, cek pada “Data-Data” untuk Data Nama Alamat, Data Produk, Data Harta Tetap, Departemen, saldo hutang, saldo piutang, saldo persediaan, dan saldo awal akun. Jika sudah masuk semua lakukan dan sudah benar lakukan :
a. File > Alat bantu > Hitung Ulang Saldo Akhir Akun > Ok
b. File > Alat bantu > Hitung Ulang Saldo Akhir Barang Persediaan > Start Hitung Ulang > Jika sudah selesai klik OK
Sumber : http://raja-zahir.blogspot.co.id/2012/10/prosedur-cut-off-data-zahir.html
